La facilitation en entreprise : comment et pourquoi l’utiliser ?
En entreprise, le pouvoir du collectif n’est pas toujours exploité à son maximum. Car pour en tirer le meilleur, il est nécessaire d’apporter un cadre et des conditions favorables aux échanges. C’est ce que propose la facilitation de l'intelligence Collective.
Son objectif est de rendre plus facile et plus efficace un processus, une prise de décision ou une collaboration. La facilitation de l’intelligence collective permet aussi à chacun de contribuer au groupe en apportant son expertise et en donnant le meilleur de lui-même. Si vous voulez miser sur l’intelligence collective pour engager vos collaborateurs et leur donner du sens, MIT Solutions vous explique la facilitation, exemples à l’appui !
La Facilitation en Entreprise est une méthode fondée sur l’intelligence collective qui permet de résoudre une problématique de l’entreprise. Le groupe apporte son expérience, ses idées, sa réflexion sur un sujet défini et cadré à l’avance.
Car l’expérience a montré que sans cadre, le collectif parvient rarement à rester concentré sur un objectif sans s'éparpiller, à faire participer chaque individu, à faire émerger un résultat, voire à prendre une décision.
Et c’est tout l’apport du facilitateur : faciliter le travail de groupe pour le rendre plus efficace et plus simple. Il crée les conditions favorables pour que tous les points de vue s‘expriment et se confrontent de façon constructive et que le résultat attendu soit concrétisé.
La facilitation est orientée solution avec un temps et des livrables définis.
Vous avez une problématique et vous ne savez pas si la facilitation est adaptée ?
MIT SOLUTIONS peut vous accompagner dans ce projet. Nous disposons d’un réseau de partenaires
partout en dans le monde.
Les objectifs d’une facilitation,
Un atelier d’intelligence collective répond toujours à des objectifs opérationnels, mais aussi à des enjeux humains.
On peut regrouper les objectifs opérationnels en 4 types :
- Diagnostic : Auditer une situation ou un processus.
- Solutions : Générer des idées pour identifier des solutions.
- Décision : Trier des solutions pour prendre une décision.
- Pilotage : Définir un plan d’action et son mode de suivi.
Quant aux enjeux humains et managériaux, il peut s’agir de
- s’approprier un sujet, une nouvelle stratégie, un changement…
- développer l’engagement et/ou la cohésion d’un groupe,
- favoriser l’expression de chaque collaborateur,
- permettre l’alignement d’un groupe sur une décision, un concept…
Quatre exemples de facilitation en entreprise avec MIT solutions
Les thématiques d’ateliers de facilitation sont nombreuses : déployer la stratégie d’entreprise au sein des services, définir un plan d’action annuel ou commercial, améliorer un processus de travail, capitaliser sur l’expérience en formalisant un retour d’expérience, s’approprier les valeurs et la culture de l’entreprise, déployer une démarche RSE, prendre une décision rapidement, débloquer une situation, définir des priorités lors d’un séminaire annuel, concevoir une proposition de valeur…
1. Optimiser les réunions
Un sujet d’atelier simple et pragmatique concerne l’optimisation des réunions : réunions mensuelles d’équipe, réunions trimestrielles sur un sujet stratégique, séminaire annuel marketing ou commercial…
Prendre le temps de structurer ces réunions pour les rendre plus efficaces va permettre d’accélérer la performance des équipes.
Sur ce format court, la préparation est aussi importante que l’atelier lui-même. Car le travail en amont avec le commanditaire permet de rendre autonomes les équipes, notamment sur des réunions mensuelles. Cette préparation fonctionne comme un apport pédagogique pour la/le manager, chef de projet ou responsable de service. En réitérant, ils pourront améliorer leur pratique et gagner en efficacité.
Ces préparatifs mettent aussi en lumière les enjeux individuels des réunions : avec quoi doit arriver chaque collaborateur ? Comment doit-il se préparer ? En effet, un collectif est plus efficace si chacun s’est préparé en amont : le collaboratif ne fait pas fi du travail individuel, loin de là.
2. Déployer une stratégie
Ce type d’atelier cherche à impliquer les collaborateurs dans une démarche d’amélioration continue, dans le déploiement de stratégies globales et dans la conception de plan d’action concret. L’enjeu est ici l’appropriation d’un projet collectif par les individus et le passage à l’action à un niveau plus granulaire pour faire vivre concrètement des décisions stratégiques.
Par exemple,
- Comment déployer la stratégie d’entreprise dans le département commercial (ou autre) ? Comment construire, dans les mois à venir, un plan d’action en phase avec la stratégie d’entreprise ?
- Comment déployer concrètement la politique RSE dans le quotidien de chaque service ?
- Comment chaque service s’approprie-t-il les valeurs de l’entreprise ?
- Etc.
Ces ateliers développent l’engagement et la cohésion des collaborateurs en les fédérant autour de valeurs communes et en répondant à leur quete de sens. Chacun voit ainsi concrètement comment il contribue, s’inscrit dans le projet d’entreprise.
3. Optimiser les processus de travail
Il s’agit ici d’un audit de processus ou de projet dans une démarche de formalisation de retour d’expérience et d’amélioration continue. On cherche à faire le point sur le fonctionnement des procédés et leur optimisation.
Pour un projet, on va cartographier l’ensemble du déroulé de la mission avec l’équipe pour identifier les points forts et les points d’optimisation, ainsi que les aléas apparus et l’adaptation des équipes.
Dans un audit de processus, on rassemble tous les acteurs concernés dans les différentes équipes. Par exemple, on étudie un processus commercial en partant de l’expérience client initiale c’est-à-dire le premier contact avec le service commercial, jusqu’à la livraison de son produit en passant par la production.
l peut aussi s’agir d‘optimiser les processus de travail en situation hybride.
On peut ainsi auditer et optimiser des processus transverses ou complexes et améliorer la communication et la collaboration entre les services.
4. Générer des idées et résoudre des problèmes
L’objectif de cet atelier est de générer des idées pour, par exemple,
- concevoir un produit,
- construire un persona, en identifiant notamment ses besoins/problèmes,
- mettre en lumière une proposition de valeur, des produits/solutions pour répondre au besoin du persona,
- résoudre un problème, quel qu’il soit.
Il s’agit ici d’un audit de processus ou de projet dans une démarche de formalisation de retour d’expérience et d’amélioration continue. On cherche à faire le point sur le fonctionnement des procédés et leur optimisation.
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